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Informationen, wie rein verwaltungsinterne Organisationsunterlagen (z.B. interne 
Ablaufregelungen, Erlässe, Berichte der internen Revision), HBM-Informationen, 
Sachverhalte oder individuelle Weisungen sind in der Regel nicht proaktiv zu veröf-
fentlichen.  
 
Keine Informationen im Sinne des IFG sind persönliche Notizen, private oder infor-
melle Mitteilungen bzw. Nachrichten, bloßes Wissen oder Vorentwürfe zu persönli-
chen Zwecken – diese fallen daher nicht unter die Veröffentlichungsregelungen des 
IFG. 
 
c. Geheimhaltungsgründe  
Das IFG sieht in § 6 Geheimhaltungsgründe vor, die gegen das Informationsinteresse 
des:der Antragstellers:in abzuwägen sind (Interessensabwägung). Diese Prüfung ist 
jeweils eine Einzelfallprüfung.  
 
Von den Geheimhaltungsgründen umfasst sind unter anderem der Schutz von Be-
triebs- und Geschäftsgeheimnissen, personenbezogenen Daten sowie von geistigem 
Eigentum. Ebenso ist die unbeeinträchtigte Entscheidungsfindung des obersten Or-
gans, sowie der Schutz vor erheblichen Schäden der Gebietskörperschaft umfasst. 
Auch internationale Beziehungen und Normen sowie die Vertraulichkeit der Kom-
munikation mit anderen Staaten sowie mit Organen der Europäischen Union können 
als Geheimhaltungsgründe gelten.  
 
Die Auslegung der Geheimhaltungsgründe folgt den jeweiligen Materiengesetzen 
oder Sonderbestimmungen (DSGVO, Wettbewerbsrecht, Vergaberecht). Zur Ausle-
gung der Geheimhaltungsgründe wird zudem die bestehende Judikatur herangezo-
gen. 
 
Die Interessenabwägung ist zu dokumentieren und entsprechend dem Ergebnis Zu-
gang zur Information zu gewähren oder zu verwehren. Diese Interessenabwägung 
ist sowohl für die gesamte Information (also Prüfung ob die Zurverfügungstellung 
dieser Information einem Geheimhaltungsinteresse widerspricht), sowie für kon-
krete Teile der Information (also etwa ein konkreter Absatz, eine konkrete Angabe) 
zu treffen. Sofern ein Geheimhaltungsgrund für einen Teil der Information über-
wiegt, unterliegt nur dieser Teil der Geheimhaltung. Eine Schwärzung ist durchzu-
führen. Näheres finden Sie unter „Schwärzung“.  
 
Um eine möglichst effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten, sind mögliche vorlie-
gende Geheimhaltungsinteressen bereits vor Vertragsabschluss vom Vertrags-
partner eindeutig zu kennzeichnen und im ELAK entsprechend zu dokumentieren. 
Die im Intranet verfügbaren Musterverträge wurden dahingehend überarbeitet und 
sind verpflichtend zu verwenden. 
 
Grundsätzlich wird empfohlen etwaig bestehende Geheimhaltungsgründe ehest-
möglich im ELAK zu dokumentieren.

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d. Entscheidungsbaum 
Zur Prüfung der proaktiven Informationspflicht, sowie zur Dokumentation der Prü-
fung, steht ein Entscheidungsbaum  zur Verfügung. Als Ergebnis 
des Entscheidungsbaums kann ein pdf-Dokument generiert werden. Es wird emp-
fohlen, dieses Dokument als Dokumentation der Prüfung in den gegenständlichen 
ELAK aufzunehmen.  
 
e. Veröffentlichung 
Die Veröffentlichung nach IFG erfolgt über den ELAK. Es sind sowohl die Information 
selbst als auch Metadaten zu der Information zu veröffentlichen. Die Information ist 
in einem für die weitere Verwendung geeigneten Format und Sprache und (soweit 
kein unverhältnismäßiger Aufwand damit verbunden ist) nach Maßgabe der §§ 2 
und 3 des Web-Zugänglichkeits-Gesetzes (somit barrierefrei) zu veröffentlichen. Bei 
Verträgen ist ein pdf aus dem zur Unterzeichnung herangezogenen Dokuments zu 
erstellen und dieses zu veröffentlichen, sofern die Veröffentlichungspflicht vorliegt. 
Es ist davon abzusehen, das unterfertigte Dokument zu veröffentlichen, da es sich 
dabei um einen Scan handelt und dieser die Voraussetzungen des Web-Zugänglich-
keits-Gesetzes nicht erfüllt. 
 
Als Metadaten zu der Information ist obligatorisch folgendes zur Verfügung zu stel-
len:  
• Identifikator 
• Erstellungsdatum 
• Titel, Beschreibung 
• Kategorie 
• Schlagworte 
• Link 
• datenverantwortliche und veröffentlichende Stelle  
• Lizenz und Sprache 
 
Fakultativ kann Folgendes zur Verfügung gestellt werden:  
• weiterführender Link  
• Titel und Beschreibung in englischer Sprache oder in der Sprache einer 
Volksgruppe 
• Kontakt der datenverantwortlichen Stelle 
• Veröffentlichungszeitpunkt 
• Gültigkeitsende 
• Nutzungsbedingungen 
 
Ein Vorschlag zu den Metadaten wird automatisiert aus dem ELAK und dem Verwal-
tungsdatenkatalog generiert und den Sachbearbeiter:innen zur Verfügung gestellt. Die 
Veröffentlichung ist vor der Ablage durchzuführen und hat ehestmöglich, sobald die Vo-
raussetzungen erfüllt sind, zu erfolgen. Sofern eine Veröffentlichung der Information 
auch auf der Website des Ressorts erfolgen soll, hat dies im Sinne der Datenminimierung 
durch Verlinkung zu erfolgen. Auch für freiwillige Veröffentlichungen von Dokumenten 
ist in diesem Sinne vorzugehen 
 
Gemäß § 5 IFG ist bei der Veröffentlichung von Informationen eine Lizenz anzugeben, die 
die Nutzungs- und Weiterverwendungsrechte der bereitgestellten Inhalte regelt.  
Für Veröffentlichungen nach dem IFG ist die Creative Commons Attribution 4.0 Interna-
tional (CC BY 4.0)-Lizenz zu verwenden. Diese Lizenz erlaubt die Nutzung, Weitergabe

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und Bearbeitung der Inhalte – auch für kommerzielle Zwecke – unter der Voraussetzung, 
dass die ursprüngliche Quelle angemessen genannt wird. 
 
IV. Besondere Umsetzungsanweisungen – tabellarische Aufbereitungen 
Bei Verträgen ist, wie oben angeführt, in aller Regel davon auszugehen, dass ein allge-
meines Interesse vorliegt. Ein solches besteht laut gesetzlicher Indikation jedenfalls, 
wenn der Nettovertragswert EUR 100.000,--  übersteigt. Für den Informationstypus der 
Verträge gelten im Ressort nachfolgende gesonderte Regelungen. Sofern die Information 
nicht durch eine der in Folge genannten besonderen Umsetzungsanweisungen erfasst 
ist, ist wie oben angeführt vorzugehen.  
 
a. Verträge die in der ADB geführt werden: 
 
o Verträge unter EUR 100.000,--  
Bei Verträgen unter EUR 100.000,-- nimmt der Gesetzgeber in aller 
Regel das Vorhandensein von Allgemeininteresse an.  
Im Ressort erfolgt eine tabellarische Aufbereitung zu Verträgen un-
ter EUR 100.000,-- aus der ADB (Auftragsdatenbank). Diese tabella-
rische Aufbereitung wird regelmäßig von der I/PR15 veröffentlicht. 
Eine darüberhinausgehende Veröffentlichung der Verträge kann 
unterbleiben.  
 
Da nunmehr eine Veröffentlichung der Angaben aus der ADB er-
folgt, ist bei der Eintragung und im Zuge der Freigabe der Angaben 
in der ADB ein besonderes Augenmerk auf Korrektheit, Schlüssig-
keit und Aussagekraft zu legen. Durch die I/PR15 erfolgt keine ge-
sonderte Qualitätskontrolle zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. 
 
o Verträge über EUR 100.000,-- 
Bei Verträgen über EUR 100.000,-- ist Allgemeininteresse jedenfalls 
anzunehmen – diese sind daher zu veröffentlichen unabhängig da-
von, ob eine tabellarische Aufbereitung aus der ADB erfolgt. Ge-
heimhaltungsgründe nach § 6 IFG sind zu beachten. 
 
b. Förderverträge  
Die Veröffentlichungspflicht von Förderungen richtet sich vorrangig nach § 40k 
TDBG 2012 und subsidiär nach dem IFG.  
 
Demnach werden Leistungen an nicht natürliche Personen ab einem Betrag von EUR 
1.500,-- im Transparenzportal offengelegt. Eine darüber hinausgehende Veröffentli-
chung von Förderverträgen an nicht natürliche Personen unter EUR 100.000,-- kann 
unterbleiben. 
 
Auch bei der Eintragung in die TDB ist besonders auf Korrektheit, Schlüssigkeit und 
Aussagekraft zu achten. Durch die I/PR15 als Ressortkoordinator für die TDB oder 
das BMF erfolgt zum Zeitpunkt der Veröffentlichung keine gesonderte Qualitätskon-
trolle. 
 
Eine Veröffentlichung von Förderverträgen an natürliche Personen unter EUR 
100.000,-- ist entsprechend der allgemeinen Regel zu prüfen und hat in aller Regel 
zu erfolgen (ohne Name des Empfängers).

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Förderverträge an natürliche und nicht natürliche Personen ab EUR 100.000,-- sind 
jedenfalls zu veröffentlichen. Geheimhaltungsgründe nach § 6 IFG sind zu beachten.  
 
1. Wiederkehrende Verträge 
Bei standardisierten Vertragsarten (z. B. Reisetätigkeiten, Coachingleistungen, Cate-
ring, Arbeits- oder Dienstverträgen sowie Arbeitskräfteüberlassungsverträge) ist im 
Sinne eines verwaltungseffizienten Zugangs bei gleichzeitiger Gewährung des Zu-
gangs zu Informationen sicherzustellen, dass entweder die Veröffentlichung der Ver-
träge selbst oder regelmäßig von Datensätzen in tabellarischer Form in Verbindung 
mit der Veröffentlichung der Musterverträge erfolgt.  
 
Dies kann etwa bei kleinvolumigen Beschaffungsvorgängen, die eine wirtschaftliche 
Einheit bilden, der Fall sein oder bei Verträgen die regelmäßig in der gleichen Form 
und Formulierung abgeschlossen werden.  
 
Betreffend Verträge im Zusammenhang mit Personalwesen (somit Dienstverträge, 
Arbeitsverträge, Arbeitskräfteüberlassungsverträge, Sonderverträge) sind die Mus-
terverträge in Verbindung mit einer regelmäßigen tabellarischen Aufbereitung zum 
Personalstand des Ressorts zu veröffentlichen. Es ist von der Veröffentlichung der 
konkreten Einzelverträge abzusehen.  
 
c. Beschaffungen über die BBG:  
Die BBG hat die Veranlassung der Veröffentlichung der Rahmenvereinbarungen in 
Aussicht gestellt. Sofern die Rahmenvereinbarung veröffentlich wurde, erfüllt die 
vergaberechtliche Kerndatenmeldung die Veröffentlichungspflicht der Abrufe unter 
EUR 100.000,--.  
 
Abrufe mit einem höheren Nettovertragswert von EUR 100.000,-- sind jedenfalls zu 
veröffentlichen. Geheimhaltungsgründe nach § 6 IFG sind zu beachten. 
 
 
V. Schwärzung 
Sofern im Zuge der Veröffentlichung von Dokumenten eine Schwärzung erforderlich ist, 
ist das Programm „PDF-XChange“ heranzuziehen. Die Verwendung dieses Tools gewähr-
leistet, dass die Barrierefreiheit des Dokuments – sofern diese im Original gegeben war – 
auch nach der Schwärzung erhalten bleibt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, 
dass die im ELAK integrierte Schwärzungsfunktion derzeit keine geeignete und rechts-
konforme Schwärzungsvariante darstellt und daher nicht zu verwenden ist. 
 
Das Programm „PDF X-Change“ kann mittels IKT Anforderung beantragt werden. Für wei-
terführende Informationen wird auf den im Intranet bereitgestellten Leitfaden zur Hand-
habung des Schwärzungstools verwiesen. 
 
VI. Datenhygiene:  
Die Fachabteilungen haben dafür Sorge zu tragen, dass nicht mehr benötigte Informatio-
nen regelmäßig geprüft und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht 
werden. Nähere Informationen finden Sie im Intranet unter dem Schlagwort „Datenhygi-
ene“.

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Reaktive Informationspflicht/Informationsbegehren 
VII. Fachliche Zuständigkeit und Musterprozess
Die Zuständigkeit zur Umsetzung der reaktiven Informationspflicht richtet sich nach der
Geschäftsordnung. Unproblematisch zu erledigende Anträge im Sinne von einfachen An-
fragen, sind innerhalb von 4 Wochen direkt durch die Fachabteilung und/oder das Ser-
vicebüro zu erledigen. Für diese Erledigungen kann das allgemeine BMIMI Sachgebiet
„Informationsbegehren nach IFG“ (Grundzahl 19.160) herangezogen werden. Informati-
onsbegehren, welche sich auf die gesetzliche Basis stützen oder einer transparenzrechtli-
chen Einschätzung bedürfen, werden über die I/PR15 in Zusammenarbeit mit der inhalt-
lich zuständigen Fachabteilung abgewickelt und ebenso diesem Sachgebiet zugewiesen.
Die Bescheidkompetenz und Kompetenz zur Führung der Verwaltungsverfahren nach IFG
liegt in der I/PR15.
Der diesbezüglich momentane Prozess der Begehren nach AuskunftspflichtG und UIG
wird für das IFG angepasst und übernommen:
1. Alle einlangenden Begehren, die sich auf das IFG berufen, sind unverzüg-
lich an dieses Postfach der I/PR15 zu übermitteln: 
2. Nach Einlangen legt die I/PR15 einen Akt an und erstellt einen rechtlichen
Vermerk samt Handlungsempfehlung.
3. Der Sachverhalt wird den betroffenen Sektions- bzw. Abteilungsleitungen
zur Stellungnahme übermittelt.
4. Die Stellungnahme ist Grundlage der Erledigung der I/PR15.
5. Genehmigung und Versand erfolgen über die I/PR15. Die Bereichsleitung
Recht, die Sektionsleitung I sowie KBM werden eingebunden.
Weiterführende Informationen, Arbeitsbehelfe und Rundschreiben sind im Intranet unter 
 abrufbar. Hin-
gewiesen werden, darf hierbei vor allem auch auf den ebenfalls im Intranet abrufbaren Leitfa-
den, welcher als Hilfestellung und Nachschlagewerk bei der Bearbeitung von IFG relevanten 
Problemstellungen dienen soll, sowie auf den Entscheidungsbaum  zur Be-
urteilung der proaktiven Informationspflicht.  
Für Rückfragen und Unterstützung steht die Abteilung I/PR15  jederzeit 
gerne zur Verfügung. 
Mit freundlichen Grüßen 
Peter Hanke